Stichting De Vallei

Al het materiaal en de gebouwen zijn in een aparte stichting, Stichting De Vallei, ondergebracht. Zij is verantwoordelijk dat Scouting Scherpenzeel e.o. een goed onderkomen heeft, zorgt voor het onderhoud hiervan, schaft het grote spelmateriaal voor de speltakken aan en zorgt ook voor het onderhoud en vervanging hiervan. Het stichtingsbestuur bestaat momenteel (anno 2024) uit 6 personen, waaronder een voorzitter, secretaris, penningmeester en algemene bestuursleden. De stichting heeft tevens een contactpersoon voor de verhuur van de clubhuizen.

Eveneens is er een klusteam wat op het terrein en in de gebouwen hard werkt aan diverse klussen die gedaan moeten worden. Zij worden hierin aangestuurd door de voorzitter. Zij zorgen ervoor dat zowel het terrein als de gebouwen netjes blijven en lossen gebreken op, zodat de jeugdleden en leiding elke zaterdag een fijn scoutingspel kunnen beleven.

Binnen de stichting heeft de voorzitter verschillende taken, zoals het voorzitten van vergaderingen, het aansturen van het klusteam, de brandveiligheidscontrole met de brandweer, het fungeren als contactpersoon voor gemeenten en voor diverse randzaken zoals zorgen dat het afval opgehaald wordt. De secretaris beheert de binnenkomende mail bij het secretariaat, agendeert en notuleert vergaderingen en zorgt dat deze notulen op de afgesloten Google Drive terechtkomen. De penningmeester van de stichting maakt jaarstukken en regelt de energiecontracten en verzekeringen. De algemene bestuursleden van de stichting hebben daarin verschillende aanvullende werkzaamheden.