Privacybeleid

1. Inleiding

De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) is sinds 25 mei 2018 van kracht in de hele Europese Unie. Vanaf die datum zijn organisaties verplicht om te voldoen aan de regels voor het verwerken van persoonsgegevens, waaronder het opstellen van een privacybeleid als onderdeel van hun verantwoordingsplicht.

Voor organisaties zoals Scouting Scherpenzeel e.o. betekent dit dat zij vanaf dat moment:

Alleen persoonsgegevens mogen verwerken met een geldige grondslag (zoals toestemming of wettelijke verplichting)
Transparant moeten zijn over wat ze met gegevens doen (via een privacyverklaring of -beleid)
Maatregelen moeten treffen om gegevens goed te beveiligen
Rechten van betrokkenen moeten respecteren (zoals inzage, correctie en verwijdering)

Scouting Scherpenzeel e.o. hecht veel waarde aan de bescherming van persoonsgegevens. In dit privacybeleid leggen wij uit welke gegevens wij verzamelen, waarom we dat doen, hoe we deze beveiligen en welke rechten je hebt.

Scouting Scherpenzeel e.o. maakt gebruik van het landelijke ledenadministratiesysteem van Scouting Nederland, Scouts Online. Daarop is het privacy statement van Scouting Nederland van toepassing. Deze is terug te vinden op www.scouting.nl/privacy

2. Welke gegevens verzamelen wij?

Wij verwerken persoonsgegevens van leden, ouders/verzorgers, vrijwilligers en andere betrokkenen, waaronder:

Voor- en achternaam
Adres
Geboortedatum
Contactgegevens (telefoonnummer, e-mailadres)
Gezondheidsinformatie (indien noodzakelijk, zie ‘inschrijving kampen en evenementen’)
Foto’s en video’s van activiteiten (indien toestemming gegeven is via Scouts OnLine)
Gegevens m.b.t. inschrijvingen voor kampen en evenementen

Bij de aanmelding voor de wachtlijst en/of inschrijving bij de groep worden alleen de noodzakelijke gegevens gevraagd. In Scouts OnLine kunnen leden, ouders/verzorgers, vrijwilligers en andere betrokkenen zelf hun eigen aanvullende gegevens aanpassen. Zo kunnen zij hierin zelf toestemming geven voor het gebruik van beeldmateriaal en belangrijke gezondheidsinformatie delen.

3. Waarom verwerken wij deze gegevens?

Persoonsgegevens worden gebruikt voor:

Lidmaatschapsadministratie
 Inschrijving wordt gedaan via een inschrijfformulier. Deze gegevens worden bewaard in Scouts Online. Enkel de ledenadministratie (gegevensbeheerder/secretaris) en de speltakleiding hebben inzicht in deze gegevens. Het originele inschrijfformulier wordt vernietigd/verwijderd.
Communicatie over activiteiten

In de meeste gevallen zal de communicatie over activiteiten verlopen via de Scouting App. Scouting Scherpenzeel pleit ervoor om dit het voornaamste communicatiemiddel te laten zijn. De persoonsgegevens in Scouts Online worden gebruikt om een account aan te maken bij de Scouting App.

Aansprakelijkheid en verzekeringen
 Gegevens in Scouts Online zijn nodig voor de verzekeringen die we afgesloten hebben via Scouting Nederland.
Subsidieaanvragen
 Persoonsgegevens worden nooit gebruikt voor subsidieaanvragen, tenzij dit op verzoek van leden/ouders is. Denk hierbij aan een subsidieaanvraag voor het lid zelf, om Scouting te kunnen bekostigen.
 Ledenaantallen worden wel gebruikt in subsidieaanvragen.
Publicatie van sfeerbeelden (alleen met toestemming)
 We laten graag zien wie we zijn als Scouting Scherpenzeel. We zijn in het beheer van een facebook-pagina en instagram-pagina, waarop met enige regelmaat beeldmateriaal wordt gedeeld. Beeldmateriaal van leden wordt alleen gedeeld bij expliciete toestemming via Scouts Online. Deze kan de ouder of het lid zelf aanpassen.
Organisatie van kampen en evenementen
 Voor evenementen of kampen is vaak aanvullende informatie nodig. Deze informatie kan gegeven worden via een formulier dat beveiligd is opgeslagen op onze drive.

4. Toestemming voor beeldmateriaal

Tijdens onze activiteiten worden soms foto’s/video’s gemaakt voor communicatie. Hiervoor vragen wij expliciet toestemming via Scouts Online. Deze toestemming is op elk moment aanpasbaar door leden of ouders.

Daarnaast worden er foto’s/video’s geplaatst in de Scouting App (te downloaden op iOS en Android). Je hebt alleen toegang tot deze app met je e-mailadres wat gekoppeld is aan Scouts Online. Dit is een beveiligde app waarin communicatie mogelijk is vanuit de speltak leiding/bestuur richting ouders/leden/vrijwilligers. Dit beeldmateriaal staat op een beveiligde omgeving en kan alleen door de betrokkenen gezien worden.

5. Verwerking van medische gegevens

Medische gegevens (zoals allergieën, medicatie, dieetwensen) worden alleen verzameld, indien nodig, voor de veiligheid. Ouders/verzorgers en leden kunnen deze gegevens invoeren en aanpassen via Scouts Online. De gegevens zijn enkel zichtbaar voor speltakleiding die hier toestemming voor heeft.

6. Inschrijving voor kampen en evenementen

Inschrijvingen verlopen via:

Scouts Online
Formulieren binnen een beveiligde drive-omgeving

De gegevens worden alleen gebruikt voor organisatie, veiligheid en bereikbaarheid. Toegang tot deze formulieren is beperkt tot bevoegde leidinggevenden.

Voor kampen wordt er in deze formulieren gevraagd om medische gegevens, informatie omtrent de zorgverzekering en bijvoorbeeld zwemdiploma’s. Deze gegevens zijn nodig om een veilig kamp te kunnen organiseren. Tevens is deze informatie goed beveiligd opgeslagen in de drive-omgeving.

7. Beveiliging

Scouting Scherpenzeel e.o. neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik en ongeoorloofde toegang.

Zo maken wij gebruik van een beveiligde drive-omgeving, met afgeschermde mappen. Zo hebben alleen personen met bepaalde rechten toegang tot persoonsgegevens (teamleiders/gegevensbeheerder/secretaris). De gegevensbeheerder zorgt ervoor dat alle informatie bij de juiste personen terechtkomt en het organisatorisch goed geregeld is binnen de drive-omgeving.
 Daarnaast zorgt de secretaris voor de juiste verwerking in Scouts OnLine, indien nodig. Ook hierbij zijn er bepaalde rollen toegewezen aan personen, waardoor alleen noodzakelijke informatie zichtbaar is voor betrokkenen.

In de Scouting App zijn persoonsgegevens, behalve de naam, afgeschermd. Deze gegevens zijn alleen beschikbaar voor de beheerders van desbetreffende speltak/team. Het verstrekte beeldmateriaal in de app is ook alleen zichtbaar voor betrokken ouders/vrijwilligers.

8. Bewaartermijnen

Gegevens worden niet langer bewaard dan strikt noodzakelijk, en conform wettelijke bepalingen.

De gegevens van oud-leden worden, conform het privacybeleid van Scouting Nederland, na twee jaar ontoegankelijk gemaakt. Na zes maanden na uitschrijving worden aanvullende lidgegevens verwijderd. Meer informatie hierover kunt u vinden in het privacybeleid van Scouting Nederland.

9. Verstrekking aan derden

Gegevens worden uitsluitend gedeeld met derden indien noodzakelijk (bijv. Scouting Nederland) of wettelijk verplicht. Er worden waar nodig verwerkersovereenkomsten gesloten.

10. Rechten van betrokkenen

Betrokkenen hebben het recht om:

Persoonsgegevens in te zien
Deze te corrigeren of te laten verwijderen
Bezwaar te maken tegen verwerking
Verwerking te laten beperken

Neem hiervoor contact op via: [email protected]

11. Contactgegevens

Voor vragen over dit beleid kun je terecht bij het bestuur:

📧 [email protected] 

📍 De Breelaan 5, Scherpenzeel